Uchwała Nr 150/354/2005
Zarządu Powiatu Iławskiego
z dnia 16 sierpnia 2005 roku

w sprawie: wydania zarządzenia pokontrolnego

Na podstawie art.32 ust.1 i art.33 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 roku Nr 142, poz.1592 z późn.zm.) oraz art.127 ust.2 ustawy 
z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 roku Nr 15, poz.148 
z późn.zm.) oraz na podstawie § 23 ust.2 Regulaminu Kontroli stanowiącego załącznik 
do Uchwały Nr 126/285/2005 Zarządu Powiatu Iławskiego z dnia 25 stycznia 2005 roku Zarząd Powiatu uchwala, co następuje:

§ 1
1.	Na podstawie wyników przeprowadzonej w dniach od 28 czerwca do 22 lipca 2005 roku  kontroli działalności finansowo-księgowej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Iławie wydaje się zarządzenie pokontrolne.
2.	Zarządzenie pokontrolne stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2
1.	Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Iławie powiadomi Zarząd Powiatu Iławskiego 
o realizacji poszczególnych zaleceń zawartych w zarządzeniu, w tym o ich wykonaniu oraz o stopniu realizacji poleceń będących w toku realizacji, w terminie 30 dni od daty otrzymania zarządzenia pokontrolnego. 
2.	W przypadku niezrealizowania zaleceń Dyrektor w terminie określonym w ust.1 poda konkretne powody, uniemożliwiające zrealizowanie zaleceń. 

§ 3
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Zarząd Powiatu:
1.	Ryszard Zabłotny 	...............................
2.	Aleksandra Skubij 	...............................
3.	Jan Michalewski 	...............................
4.	Tadeusz Szczepaniak	... ...........................

Załącznik do uchwały
Nr 150/354 /2005
Zarządu Powiatu Iławskiego
z dnia 16 sierpnia 2005 roku

ZARZĄDZENIE POKONTROLNE 
dotyczące 
kontroli problemowej przeprowadzonej 
w Powiatowym Urzędzie Pracy 
w Iławie

Numer statystyczny: 744-15-28-952
Numer REGON: 510928167

Kontroli poddano działalność finansowo-księgową jednostki (okres - rok 2004), w tym:
1.	Organizacja jednostki oraz przestrzeganie obowiązujących procedur opisujących przyjęte zasady rachunkowości;
2.	Operacje pieniężne;
3.	Wydatki budżetowe:
*	Dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2004; 
a.	Wydatki na podróże służbowe pracowników;
3.2	Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;
4.	Prawidłowość opracowania przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę rzeczowymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowość prowadzenia ewidencji składników majątkowych. 

Kontrola przeprowadzona w dniach  od 28 czerwca do 22 lipca 2005 roku 
w nadzorowanej przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Iławie Pana Adama Żylińskiego, stwierdziła występowanie następujących nieprawidłowości w zakresie obsługi finansowo – księgowej:
1.	Organizacja jednostki oraz przestrzeganie obowiązujących procedur opisujących przyjęte zasady rachunkowości;
•	Brak aktualnej dokumentacji (polityki) opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości. 
b)	Nieprzestrzeganie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku 
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2002r. Nr 153, poz.1752), które wprowadza zgodnie 
z § 11 ust.1 plany kont dla jednostek obejmujące konta bilansowe i konta pozabilansowe określone w załącznikach nr 1 i nr 2 do niniejszego rozporządzenia. Wniosek dotyczy konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, które zgodnie z rozporządzeniem służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.
c)	Stwierdzono naruszenie zasady wynikającej z art.24 ust.4 ustawy o rachunkowości 
z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z późn.zm.), a dotyczącego sprawdzalności ksiąg rachunkowych.
d)	Nieprzestrzeganie zasady dotyczącej treści dowodów księgowych wynikającej z art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z późn.zm.).

2.	Operacje pieniężne;
•	Brak aktualnej dokumentacji - instrukcji kasowej oraz instrukcji druków ścisłego zarachowania.
•	Stosowanie w raportach kasowych zapisu „pobrano czekiem”, w sytuacji gdy jednostka nie posiada na stanie czeków a pobrania dokonuje na podstawie „pisemnej dyspozycji”.

3.	Wydatki budżetowe:
3.2	Wydatki na podróże służbowe pracowników; 
a)	Nieprawidłowości przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych pracowników polegające: na braku daty wystawienia delegacji, terminu oddelegowania, środka lokomocji właściwego do odbycia podróży służbowej oraz podpisu osoby zlecającej oddelegowanie pracownika.
b)	Wypłacenie diety w zaniżonej wysokości w przypadku 2 delegacji z grupy 118 delegacji (objętych kontrolą) rozliczonych przez Dział Finansowo-Księgowy w 2004 roku.
3.3	Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;
a)	Nieprzestrzeganie zasady naliczania funduszu świadczeń socjalnych, dokonywania odpisów na koniec roku oraz księgowania operacji dotyczącej naliczenia odpisu 
na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
b)	Wykorzystanie środków funduszu niezgodnie z art.2 pkt.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 roku (Dz.U z 1996r. Nr 70, poz.335 z późn.zm.) – zakup wiązanek.
c)	Niedostosowanie Regulaminu ZFŚS do obowiązujących w jednostce zasad w zakresie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
d)	Przydzielanie w 2004 roku pożyczek mieszkaniowych niezgodnie z regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 19 marca 2003 roku dot. wysokości udzielonych pożyczek. 

5.	Prawidłowość opracowania przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę rzeczowymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowość prowadzenia ewidencji składników majątkowych. 
a)	Nieokreślenie w przepisach wewnętrznych wymaganych prawem regulacji w zakresie gospodarki rzeczowymi składnikami majątku. 
b)	Przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę rzeczowymi składnikami majątkowymi Powiatowego Urzędu Pracy w Iławie nie zostały dostosowane do rzeczywistych zasad obowiązujących w jednostce.
c)	Ujęcie w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych, przedmiotów o wartości jednostkowej niższej od wartości minimalnej określonej w przepisach wewnętrznych 
dla tej grupy rzeczowych składników majątkowych.
d)	Nieprawidłowe zakwalifikowanie do środków trwałych składników majątkowych 
o wartości niższej od wartości minimalnej określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
e)	Nie przyjęcie na stan ewidencji ilościowej składników majątkowych przedmiotów, 
o których mowa w Zarządzeniu nr 1 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Iławie 
z dnia 10 stycznia 2002 roku. 
f)	Nieprawidłowe ujęcie w ewidencji środków trwałych (syntetycznej i analitycznej) wartości programów komputerowych, które winny być zaksięgowane na koncie 020 – „wartości niematerialne i prawne” i ujęte w księdze inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych.
g)	Stopniowe naliczanie umorzenia i amortyzacji posiadanym licencjom programów komputerowych o wartości początkowej niższej niż 3.500,- zł.
h)	Nieprawidłowości przy przeprowadzeniu inwentaryzacji (zgodnie z Zarządzeniem
Nr 6a/2002 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Iławie z dnia 17 czerwca 2002 roku w sprawie przeprowadzenia spisu z natury) polegające na nie objęciu spisem 
z natury wszystkich składników majątkowych podlegających inwentaryzacji.
i)	Brak kompletnej dokumentacji przedstawiającej prawidłowe przeprowadzenie 
i rozliczeniem wyników inwentaryzacji - nie zastosowanie art..27 ust.1 ustawy 
o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz.694 
z późn.zm.).
j)	Wycena, likwidacja ujawnionych w toku inwentaryzacji składników majątkowych nie zaewidencjonowanych wcześniej w księgach jednostki dopiero w 2003 roku. 
k)	W trakcie kontroli stwierdzono istnienie nieprawidłowo wypełnionych arkuszy spisu 
z natury.  
Wyniki przeprowadzonej kontroli wskazują, że w funkcjonowaniu gospodarki finansowej jednostki miały miejsce pewne nieprawidłowości, w szczególności w zakresie: rachunkowości, gospodarki kasowej, wydatków na podróże służbowe pracowników, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz przede wszystkim gospodarki majątkiem 
i przeprowadzenia - rozliczenia inwentaryzacji.

W związku z powyższym ustaleniami zalecono:
1.	Zaktualizować i uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez Jednostkę zasady rachunkowości zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2002r. 
Nr 76, poz.694 z późn.zm z późn.zm).
2.	Uaktualnić i uzupełnić obowiązujący w jednostce Regulamin Kontroli Wewnętrznej ustalony Zarządzeniem nr 3/2000 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Iławie 
z dnia 23 października w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli.
3.	Uaktualnić obowiązującą w jednostce instrukcję kasową do warunków istniejących 
w jednostce (ujednolicić w tym zagadnieniu wszystkie przepisy wewnętrzne) oraz uzupełnić o zapisy dotyczące druków ścisłego zarachowania z określeniem zasad prowadzenia ewidencji druków, gospodarowania drukami.
4.	Prawidłowo wypełniać raporty kasowe oraz prowadzić dokumentację kasową zgodnie 
z instrukcją kasową.
5.	Objąć ewidencją druków ścisłego zarachowania arkusze spisu z natury.
6.	Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać zasad określonych w ustawie 
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
7.	Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych zgodnie 
z prawidłowo opracowanym zakładowym planem kont oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2002r. Nr 153, poz.1752);
8.	Zaktualizować Zakładowy Plan Kont na podstawie art.10 ust.2 ustawy z dnia 
29 września 1994 roku o rachunkowości.
9.	Uzupełnić dokumentację dotyczącą szczegółowego wykazu kont oraz zasad księgowania operacji gospodarczych.
10.	Określić w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu zgodnie z art.8 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996r. Nr 70, poz.335).
11.	Przestrzegać zasady wydatkowania środków funduszu wyłącznie na świadczenia związane z działalnością socjalną, której zakres został określony w przepisach art.2 pkt.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
12.	Uzupełnić obowiązujące w jednostce przepisy wewnętrzne o zasady wyceny aktywów 
i pasywów w zakresie w jakim przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku 
o rachunkowości pozostawiają jednostce prawo wyboru, stosownie do przepisów art.10 ust.1 pkt.2 tej ustawy.
13.	Stosować „Instrukcję inwentaryzacyjną”, ustaloną Zarządzeniem Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Iławie z dnia 30 października 2002 roku w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej, określającą cel oraz zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji;
14.	Przeprowadzić w 2005 roku inwentaryzację zgodnie z art.26 ust.1 ustawy 
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
15.	Ewidencję pozostałych środków trwałych oraz składników majątkowych ujętych wyłącznie ewidencją ilościową prowadzić zgodnie z ustalonym przepisami wewnętrznymi w tym zakresie.
16.	Zaprowadzić ewidencję analityczną do konta 020 „wartości niematerialne i prawne” 
z podziałem na wartości umarzane w czasie i wartości umarzane jednorazowo 
(o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych), ujmując – w przypadku programów komputerowych – oddzielnie każdą umowę licencyjną, stosownie do postanowień określonych w art.17 ust.1 pkt.1 ustawy o rachunkowości i zasad funkcjonowania konta 020 – „wartości niematerialne 
i prawne”, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów 
z dnia 18 grudnia 2001 roku.
17.	Uregulować konto 011 – „środki trwałe”, na którym należy ująć wyłącznie urządzenia 
i przedmioty, których wartość początkowa w dniu nabycia przekracza kwotę, o której mowa w przepisie art.16f ust.3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz.654 
z późn.zm.). W przypadku gdy wartość poszczególnych składników majątkowych 
nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach – ujmować je w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100% w momencie wydania do używania, zgodnie z przepisami art.32 ust.6 ustawy o rachunkowości i postanowieniami § 5 ust.3 pkt.6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
18.	 Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne: uznawać za koszt uzyskania przychodu w 100% w momencie oddania do używania, umarzać jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, zgodnie z przepisami §5 ust.3 pkt.6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku.
19.	Przestrzegać obowiązku dokonywania odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, stosownie do przepisów art.32 i art.33 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
20.	Składniki majątkowe otrzymane w formie darowizn (bez dokumentu źródłowego określającego ich wartość) przyjąć do ewidencji według wyceny sporządzonej 
przez powołaną w tym celu komisję zgodnie z art.28 ustawy o rachunkowości 
z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z późn.zm).